Как да избегнем допълнителни такси при превоз на товари

За малки и средни предприятия, складове, производители, дистрибутори и вносители, контролът на разходите за транспорт на товари може да бъде от съществено значение за поддържане рентабилността на продуктовите линии или дори за успеха на самия бизнес. Случвало ли ви се е крайната цена за превоз на товара ви да е различна от оферираната? Вероятна да. Сега ще ви посочим няколко основни стъпки, които може да следвате, за да избегнете допълнителните изненадващи такси при превоз на товари.

1. Писмена оферта.

Най-често, първото нещо, което някой прави е да поиска оферта по телефона. Разбираемо е, но преди  да наемете превозвача или спедитора, на който сте се спрели, уверете се, че имате писмена оферта от него. В тази оферта са написани всички условия от тях, както и точната и подадена информация от вас. Този писмен документ ще ви е необходим в случай, че има разлика в крайната цена във фактурата. Как ще докажете, че сте се договорили за доставка на адрес с фиксирана дата, например, и то точно на тази цена, ако ценообразуването е направено само по телефона?  

2. Правилни размери и тегло.

Ключът към валидна оферта с фиксирана цена е точните измервания на дължина, ширина, височина и тегло. Ако превозвачът се появи и товарът ви е по-голям или по-тежък от очакваното, веднага ще се наложи да платите повече.

3. Място на доставка.

Ако желаете доставка от адрес до адрес, уверете се че даденото превозно средство може да достигне до посочените адреси. Знаете има ограничения и ако то не може, ще се наложи използването на друго - второ, за да бъде взет товарът ви или доставен, което автоматично ще завиши цената. Най-лесно е да уведомите спедитора за точните местоположения, а той ще провери всичко и ще ви информира коректно за възможните варианти за превоз.

4. Разберете дали имате нужда от специални услуги и се уверете, че те са включени в офертата.

Специалните услуги включват доставка/вземане от жилищни сгради(почти винаги има разлика, когато е от жилищна сграда, а не от складова/производствена или друга база с улеснен достъп за товарни превозни средства), планирано време за доставка, опасни товари, специализирани товарни превозни средства, дори камион с падащ борд или по-висок камион може да бъде специална услуга, както и други. Структурирайте информацията си за товара и я подавайте много точно. Попитайте спедиторът дали имате нужда от специална услуга или услуги - информирайте се, разберете какво означава всяка от тях и се уверете, че ако имате, то тя е включена в първоначалната ви оферта. Ако не сте наясно с необходимите специални услуги, така или иначе, за да бъде реализиран транспортът, те ще бъдат предоставени и вие ще бъдете таксувани и естествено неприятно изненадани от по-високата цена.

5. Митнически документи.

Ако изпращате през граница, уверете се, че имате кадърен митнически агент, който може да подготви всички необходими митнически документи за стоките които представлява вашият товар. Предварително попитайте вашия превозвач или спедитор за препоръка, ако все още нямате митнически агент. Всъщност, много спедиторски компании предлагат и митническо обслужване, информирайте се тази, на която сте се спрели предлагали това обслужване(ЛИНК), защото комплексната услуга в повечето случаи е и на по-добра като цена. Не оставяйте всичко за последния момент, защото товарът може да бъде задържан на митницата, което ще ви причини допълнителни такси, забавяния и много стрес.

6. Уверете се, че имате писмени дати за получаване и доставка.

Част от цената на всяка пратка е колко бързо ще бъде доставена. Не позволявайте да ви бъде обещано само по телефона. Ако имате фиксирана дата за доставка, то тя трябва да присъства в офертата. Но никой не може да гарантира, че няма да възникнат форсмажорни обстоятелства, които да забавят доставката ви. Ако вашите пратки са критични във времето, където е възможно, е важно да предвидете допълнителни ден или два, така че неочакваното забавяне няма да ви навреди сериозно.

7. Данъци, горивни и други такси.

Когато получите офертата си, уверете се, че всички такси са ясно посочени и включени, защото в противен случай крайната цена със сигурност ще бъде завишена.

8. Уверете се, че имате необходимото застрахователно покритие.

Повечето изпращачи разчитат на CMR застраховката, като и голяма част от превозвачите, и спедиторите не предлагат застраховки, естествено и не ги включват в офертата. Но колко струва вашия товар?! Не забравяйте да поискате допълнителна застраховка и се уверете, че всички оферти, които получите ясно посочват покритието и. Също така проверете предварително при трети страни, за да се уверите, че превозвачът или спедиторът имат история на плащания на искове. 

9. Опаковайте правилно товара си.

Уверете се, че сте опаковали добре товара си - палетизирате, използвайте фолио или друг материал, както и ремъци, за да предпазвате товара си предварително. Повечето щети на товари могат да бъдат предотвратени чрез правилно опаковане.  Отделеното време за правилно опаковане никога не е изгубено.

10.Плащайте фактурите си своевременно, когато са дължими.

Повечето превозвачи и спедитори предлагат кредитни условия, дали ще се възползвате от тях – вие решавате, но не забравяйте да платите транспортните разходи своевременно при фактуриране, за да избегнете допълнителните такси за просрочено плащане.

11. Опишете внимателно товара, за да получите правилния вид превозно средство.

Не забравяйте да опишете внимателно какво изпращате на превозвача или спедиторът, така че те да изпратят или намерят правилното товарно превозно средство. Не искате те да се появяват с ван, когато имате нужда от бордови автомобил, например, а не можете да сте сигурни, че получавате най-добрата цена, освен ако не знаете какъв ви транспортно оборудване ви трябва. Само защото един превозвач има отлична цена за един вид превозно средство, не означава, че има най-добри цени за всеки друг.

12. Ако имате нужда от контрол на температурата, не забравяйте да го заявите предварително.

Ако пратката ви трябва да остане замразена, ако е бързоразваляща се или просто трябва да пътува под определен температурен режим - не се изкушавайте да намалите разходите, транспортирайте я в микробус, надявайки се на най-доброто . Не искате клиентите ви да се оплакват от повредени стоки, защото няколко седмици по-късно разбират, че бързоразвалящ се продукт е бил повреден при транспортиране поради липса на климатичен контрол.  Не забравяйте да заявите писмено нуждите си от контрол на температурата, уверете се, че офертата включва тази услуга и се уверете, че това изискване е ясно посочено в товарителницата.

13. Винаги проверявайте отзивите за компаниите, на които се спрете.

За съжаление, често възникват проблеми по време на превоза на товари, дори от най-добрите компании. В такива случаи какво е важно? Адекватно отношение към случилото се. Отзивите са най-добрият индикатор за това как дадена компания ще се отнася с вас, ако нещо се обърка. Отделете време, за да намерите фирма, която добро обслужване на клиентите си.

14. Бъдете готови, когато превозвачът се появи.

Това трябва да е очевидно, но все още е често срещана причина за допълнителни такси. Ако вашият товар не е готов, когато камионът пристигне, или получателят не е на разположение да приеме пратката в рамките на стандартните работни часове, често се плащат допълнителни такси за задържане на водача или необходимостта от разсрочване на доставката. Изчакайте, докато товарът е напълно готов за тръгване, преди да резервирате датата и се уверете, че лицето, отговорно за получаването на товара, е планирало да има съответно човек на място за получаване, за очакваните дни на доставка.

Не забравяйте – най-ниската цена, не е най-добрата цена! Винаги трябва да разполагате поне с три оферти, които да бъдат възможно най-подробни, за да знаете за какво точно плащате.

А ако имате въпроси свързани с нашите услуги – сухопътен товарен транспорт, въздушно карго, морски транспорт, митническо представителство – екипът на Гранд Логистикс винаги ще ви отговори.