Как избежать дополнительных расходов при перевозке грузов

Как избежать дополнительных расходов при перевозке грузов

Для малого и среднего бизнеса, складов, производителей, дистрибьюторов и импортеров контроль транспортных расходов может иметь важное значение для поддержания прибыльности продуктовых линеек или даже успеха самого бизнеса. У вас когда-нибудь конечная цена за доставку вашего груза отличалась от заявленной цены? Вероятно, да. Вот несколько основных шагов, которые вы можете предпринять, чтобы избежать дополнительных неожиданных расходов на перевозку.

1. Письменное предложение.
Чаще всего первое, что кто-то делает, — это запрашивают расценки по телефону. Это понятно, но прежде чем нанять перевозчика или экспедитора, на которых вы остановились, убедитесь, что у вас есть письменное предложение от них . В этой оферте написаны все условия от них, а также правильная и предоставленная информация от вас. Этот письменный документ понадобится вам в случае разницы в окончательной цене в счете-фактуре. Как вы докажете, что договорились о доставке по адресу, например, в фиксированную дату и именно по такой цене, если расчет производится только по телефону?

2. Правильные размеры и вес.
Ключом к действительному ценовому предложению с фиксированной ценой являются точные измерения длины, ширины, высоты и веса. Если появится перевозчик, а ваш груз окажется больше или тяжелее ожидаемого, вам сразу же придется заплатить больше.

3. Место доставки.
Если вы хотите осуществить доставку с адреса на адрес, убедитесь, что транспортное средство может добраться до указанных адресов. Вы знаете, что есть ограничения, и если он не сможет, то придется использовать другой - второй, чтобы забрать ваш груз или доставить его, что автоматически повысит цену. Проще всего сообщить экспедитору точное местонахождение, и он все проверит и правильно сообщит вам о возможных вариантах транспортировки.

4. Узнайте, нужны ли вам специальные услуги, и убедитесь, что они включены в предложение.
Специальные услуги включают в себя доставку/самовывоз на дом (почти всегда разница, когда это из жилого дома, а не склада/производства или другого объекта с легким доступом для грузового транспорта), график доставки, опасные грузы, специализированный грузовой транспорт, даже бортовой или более высокий грузовик  может быть специальной услугой, а также другие. Структурируйте информацию о грузе и предоставьте ее очень точно. Спросите у экспедитора, нужна ли вам особая услуга или услуги — получите информацию, поймите, что каждая из них означает, и убедитесь, что если вы это сделаете, она будет включена в ваше первоначальное предложение. Если вы не знаете о специальных услугах, необходимых, в любом случае, для реализации перевозки, они будут предоставлены, и вы будете платить и, естественно, неприятно удивлены более высокой ценой.

5. Таможенные документы.
Если вы отправляете через границу, убедитесь, что у вас есть таможенный агент в штате, который может подготовить все необходимые таможенные документы для товаров, которые представляет ваш груз. Заранее попросите направление у своего перевозчика или экспедитора, если у вас еще нет таможенного агента. На самом деле, многие транспортно-экспедиторские компании также предлагают таможенные услуги, узнайте, у какой вы остановились, предлагая эту услугу , потому что комплексная услуга в большинстве случаев также и по более выгодной цене. Не оставляйте все на последний момент, ведь груз может задержаться на таможне, что принесет вам дополнительные сборы, задержки и большой стресс.

6. Убедитесь, что вы написали даты получения и доставки.
Часть стоимости любой посылки зависит от того, насколько быстро она будет доставлена. Не просто обещайте по телефону. Если у вас есть фиксированная дата доставки, она должна быть включена в предложение. Но никто не может гарантировать, что не произойдет форс-мажор, который задержит вашу доставку. Если ваши поставки имеют критическое значение по времени, важно предусмотреть дополнительный день или два, где это возможно, чтобы непредвиденная задержка не причинила вам серьезного вреда.

7. Налоги, топливо и другие сборы.
Когда вы получите свое предложение, убедитесь, что все сборы четко указаны и включены, в противном случае окончательная цена, безусловно, будет завышена.

8. Убедитесь, что у вас есть необходимое страховое покрытие.
Большинство грузоотправителей полагаются на страхование CMR , и большинство перевозчиков и экспедиторов, конечно же, не предлагают страхование и не включают его в предложение. Но сколько стоит ваш груз?! Обязательно попросите дополнительную страховку и убедитесь, что любые котировки, которые вы получаете, четко заявляют о страховом покрытии и. Также заранее уточните у третьих лиц, чтобы убедиться, что перевозчик или экспедитор имеет историю оплаты претензий.

9. Правильно упакуйте груз.
Убедитесь, что вы хорошо упаковали свой груз - уложите на поддоны, используйте фольгу или другой материал, а также ремни, чтобы закрепить груз заранее. Большая часть повреждений груза может быть предотвращена правильной упаковкой. Время, затрачиваемое на правильную упаковку, никогда не бывает потрачено зря.

10. Оплачивайте счета своевременно, когда они должны быть оплачены.
Большинство перевозчиков и экспедиторов предлагают условия кредита. Воспользуетесь ли вы ими, зависит от вас, но не забывайте своевременно оплачивать стоимость доставки при выставлении счета, чтобы избежать дополнительных сборов за просрочку платежа.
.
11. Внимательно опишите груз, чтобы выбрать правильный тип транспортного средства.
Обязательно подробно опишите, что вы отправляете перевозчику или экспедитору, чтобы они могли отправить или найти нужное грузовое транспортное средство. Вы не хотите, чтобы они приехали с фургоном, когда вам нужен бортовой автомобиль, например, и вы не можете быть уверены, что получаете лучшую цену, если не знаете, какое транспортное оборудование вам нужно. Тот факт, что у одного перевозчика отличные тарифы на один тип транспортных средств, не означает, что у них самые лучшие тарифы на все остальные. 

12. Если вам нужен контроль температуры, обязательно сделайте запрос заранее.
Если ваш груз нужно хранить в замороженном виде, если он скоропортящийся или просто должен ехать с определенным температурным режимом - не поддавайтесь соблазну сократить расходы, перевозите его в фургоне и надейтесь на лучшее. Вы не хотите, чтобы ваши клиенты жаловались на поврежденные товары только для того, чтобы через несколько недель узнать, что скоропортящийся продукт был поврежден в пути из-за отсутствия климат-контроля.  Обязательно изложите свои потребности в контроле температуры в письменной форме, убедитесь, убедитесь, что предложение включает эту услугу, и убедитесь, что это требование четко указано в коносаменте.

13. Всегда проверяйте отзывы о выбранных вами компаниях.
К сожалению, при перевозке грузов часто возникают проблемы даже у самых лучших компаний. В таких случаях что важно? Адекватное отношение к случившемуся. Отзывы — лучший индикатор того, как компания будет относиться к вам, если что-то пойдет не так. Потратьте время, чтобы найти компанию, которая обеспечивает хорошее обслуживание клиентов.

14. Будьте готовы, когда появится перевозчик.
Это должно быть очевидно, но по-прежнему является распространенной причиной дополнительных расходов. Если ваш груз не готов к прибытию грузовика или грузополучатель не может принять груз в стандартные рабочие часы, часто возникают дополнительные расходы на задержку водителя или необходимость переноса доставки. Подождите, пока груз будет полностью готов к отправке, прежде чем бронировать дату, и убедитесь, что лицо, ответственное за получение груза, запланировало присутствие соответствующего человека в месте получения в течение ожидаемых дней доставки.

Помните - самая низкая цена - не лучшая цена! У вас всегда должно быть как минимум три максимально подробных предложения, чтобы вы точно знали, за что платите.

А если у вас есть вопросы, связанные с нашими услугами - наземные грузовые перевозки, авиаперевозки, морские перевозки, таможенное представительство - команда Гранд Логистикс всегда вам ответит.