Un "Piano B" nei trasporti non significa che il "Piano A" ...
Un "Piano B" nei trasporti non significa che il "Piano A" fosse sbagliato
Ovvero, perché un buon spedizioniere anticipa i problemi prima ancora che si verifichino
Il settore dei trasporti ha una caratteristica unica. Si può pianificare tutto alla perfezione — il veicolo giusto, un buon itinerario, tempistiche realistiche e orari prestabiliti per carico e consegna — eppure, lungo il percorso, la realtà potrebbe decidere di seguire una logica tutta sua: uno sciopero, un blocco alla frontiera, un ingorgo, un divieto di circolazione temporaneo o, più semplicemente, quel breve messaggio: "C'è un problema alla frontiera". È proprio in quel momento che emerge la differenza tra avere un itinerario e avere una soluzione.
Le frontiere dei Balcani occidentali ne offrono un esempio attuale. Negli ultimi giorni, il settore dei trasporti ha monitorato la situazione relativa alle proteste programmate dagli autotrasportatori di diversi paesi balcanici. Per il 14 settembre era previsto il blocco dei terminal merci di frontiera, a causa delle problematiche che la cosiddetta "regola dei 90/180 giorni" comporta per gli autisti professionisti. Il Ministero degli Affari Esteri bulgaro aveva persino consigliato agli autotrasportatori di monitorare la situazione e di pianificare percorsi alternativi, se necessario. Alla fine, le proteste sono state rinviate grazie ai progressi nei negoziati. Sebbene questa sia indubbiamente una buona notizia per i veicoli in transito nella regione, c'è un'altra lezione importante per lo spedizioniere: non si può iniziare a pensare a un'alternativa solo quando il camion è già bloccato alla frontiera.
Il "Piano B" non nasce dopo l'insorgere del problema. Spesso immaginiamo un piano di riserva come qualcosa da elaborare solo dopo il fallimento del piano iniziale. In una gestione efficace dei trasporti, tuttavia, il processo inizia molto prima. Già in fase di pianificazione, dobbiamo chiederci:
• Cosa potrebbe ritardare il veicolo?
• Esiste un percorso alternativo?
• In che modo una variazione influirà su distanza, tempi e costi?
• Ci sono restrizioni specifiche per il veicolo o per il carico?
• È possibile rispettare la scadenza di consegna?
Ciò non significa preparare un fascicolo etichettato "Piani B, C e D" per ogni spedizione. Significa semplicemente non considerare un itinerario come qualcosa di immutabile una volta tracciato. Dopotutto, il percorso migliore può smettere di esserlo, spesso nel momento più imprevisto. Un percorso che passava per un determinato valico di frontiera poteva sembrare la scelta più sensata ieri; eppure, oggi potrebbe esserci una coda chilometrica, mentre domani il traffico potrebbe essere tornato alla normalità. Ciò non significa che la decisione presa ieri fosse sbagliata: indica semplicemente che le condizioni sono cambiate.
Questa è una delle caratteristiche distintive del trasporto stradale internazionale e della spedizione merci: le decisioni vengono prese in base alle informazioni disponibili in quel momento. Ecco perché a volte un percorso più lungo si rivela più rapido, un'opzione apparentemente più costosa si dimostra la più oculata e modificare il piano diventa la scelta migliore.
Certo, anche il "Piano B" comporta dei costi. C'è un dettaglio che spesso sfugge: cambiare itinerario a un camion non significa solo dire all'autista "fai un'altra strada". Un percorso alternativo può allungare la tratta, aumentare il consumo di carburante, comportare pedaggi diversi e richiedere più tempo. Potrebbe inoltre alterare i tempi di riposo dell'autista o rendere impossibile rispettare l'orario di consegna pattuito inizialmente. Per questo motivo, un percorso alternativo non deve limitarsi a essere una linea su una mappa: deve essere concretamente fattibile. E il cliente deve essere tenuto informato.
Quando sorge un problema, c'è un aspetto che può risultare frustrante quasi quanto il ritardo stesso: la mancanza di informazioni. Domande come "Dov'è il carico?", "Arriverà?", "Con quanto ritardo?", "Cosa stiamo facendo al riguardo?". Una buona gestione delle spedizioni non consiste solo nel trovare una soluzione, ma anche nel comunicare tempestivamente: "C'è stato un cambiamento. Ecco il nostro piano".
Gli imprevisti non sempre si possono evitare, ma il cliente non deve mai essere lasciato all'oscuro.
A volte, il miglior "Piano B" è quello che non si è mai costretti a utilizzare. Eventi recenti lo hanno dimostrato chiaramente. Gli autotrasportatori dovevano essere pronti ad affrontare potenziali ostacoli e a seguire percorsi alternativi. È vero, il blocco è stato rinviato e i camion hanno proseguito secondo il piano originale, portando forse qualcuno a dire: "Quindi, tutta quella pianificazione non era necessaria".
Noi sosteniamo il contrario. È proprio questo il senso di un piano di emergenza: essere pronti, anche se non sarà mai necessario metterlo in atto. Nel settore dei trasporti, avere un Piano B non significa che il Piano A fosse difettoso; Significa essere preparati a condizioni mutevoli lungo il percorso. E, nel trasporto internazionale, tali condizioni possono cambiare molto rapidamente.
Pertanto, quando la merce si sposta dal punto A al punto B, il nostro compito è prendere in considerazione tutto ciò che potrebbe accadere nel tragitto.
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